iStudy
導入企業様インタビュー

国立大学法人 東京医科歯科大学 様

「iStudy E-Server Mini」とiPadで
印刷コストと会議準備の時間を大幅に削減

ペーパーレス会議
国立大学法人 東京医科歯科大学は、「知と癒しの匠を創造する」をミッションに、高度な医療知識や技術を持つ人材を多く輩出している医療系総合大学院大学です。大学内の委員会などを開催する教務課では、以前より効率化に取り組んでおり、iStudy E-Server導入前からiPadを取り入れるなど、先進的な取り組みを積極的に行っています。
今回は、その取り組みの一環として導入されたiStudy E-Serverの導入背景や導入効果についてお話を伺いました。

導入背景

東京医科歯科大学様

学務部学務企画課
大学院教務第一掛
掛員
金山 浩子 氏

印刷コストや準備にかかる時間を効率化を目指して

「当校では、大学院各研究科の教育委員会をはじめ、事務局担当者の事前会議や各種打合せなど、頻繁に会議やミーティングを開催しています。
その都度、資料の作成から印刷、製本まで準備に時間を費やし、資料も1人につき100~400ページを準備するなど、印刷コストもかかっていました。各担当者から集められた資料をモノクロやカラー印刷に振り分け、ソートして製本する…というように、プリンターをフル稼働して準備し、印刷後も資料がすべて入っているかどうかもチェックする必要があり、かなりの手間がかかっていました」(金山氏)

「その状況を打破すべく、一昨年iPadを購入し、何とかペーパーレス化へ踏み切ろうと始動したのですが、校内のネットワーク環境整備などの問題で、会議をする場所が限られてしまうなど、なかなかiPadを活用しきれませんでした。そんな時に、別件で取引をしていたベンダーさんにiStudy E-Serverをご紹介いただき、ペーパーレス化へ向けて大きく前進することができたのです」(橋野氏)

 

選定ポイント

東京医科歯科大学様

学務部学務企画課
大学院教務第二掛
掛長
橋野 晶洋 氏

価格面でもセキュリティ面でもベストだと感じ導入を決めました

「すでにiPadは前年度に購入していましたので、iStudy E-Serverとルータなどの機器をそろえるだけですぐに利用できるところに魅力を感じました。
私たちがやりたいことがすべて叶えられる点、また価格面でも30万円と安価で導入できる点にも魅力を感じ、すぐに導入を決めました」(橋野氏)

「前年度にiPadを購入していたことから、何とかしてiPadを活用したいと模索していた中で見つけた製品でしたので、とても期待値が高かったのです」(金山氏)

 

導入効果

印刷コスト、会議準備の時間を大幅に削減することに成功

「まず、資料の準備にかかる時間や印刷コストが大幅に削減できたのが大きな効果だと思います。
資料には重要事項も含まれているため、会議終了後は資料を回収し廃棄していましたが、その作業も不要になり、会議準備そして会議後の作業時間がこれまでの1/3に削減できました。現在では、資料を集めてからアップロードするまでにおよそ30分で準備が完了しています。
また、会議参加者からの意見として、それまでは印刷コストがかかるためモノクロがメインだった資料がペーパーレス化によってカラーも使用できるようになり、見た目にもわかりやすくなったという意見もいただいています」(金山氏)

学生の個人情報が含まれる資料もセキュリティ万全で安心

「校内にはクラウド環境も整備されていますが、そこに学生の個人情報が含まれる資料をアップロードするのは不安がありました。しかし、iStudy E-Serverはクローズドな環境にできること、また、校内のネットワーク環境が整っていない会議室でも、iStudy E-Serverを直接持ち込んで会議を開催できるところにも非常に魅力を感じています」(橋野氏)

今後の展望

東京医科歯科大学様

iPadを利用しペーパーレスミーティングを開催

利用範囲を広げ完全ペーパーレス化を目指す

「導入後、現在までに利用している会議・ミーティングは、実はまだほんの一部に過ぎません。いまだに紙資料を使用している会議もあります。
今後は、まだ利用していない職員や教授にも呼びかけ、利用範囲を広げてさらなる効率化を図っていきたいと考えています」(橋野氏)

導入製品

ペーパーレス会議

企業プロフィール

学校名
設立
URL
国立大学法人 東京医科歯科大学
1928年
http://www.tmd.ac.jp/
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